General summary

• Obowiązek KSeF: Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie 1 lutego 2024 roku. Należy już teraz nadawać uprawnienia dostępu.
• Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU): Jest to tymczasowe rozwiązanie do zarządzania uprawnieniami. Docelowo funkcjonalność trafi do aplikacji podatnika KSeF 2.0.
• Metody Uwierzytelniania (Logowania) w KSeF:
  • Profil Zaufany (najczęściej stosowany).
  • Podpis kwalifikowany.
  • Pieczęć elektroniczna.
  • Certyfikat KSeF (najwygodniejszy w pracy z systemami księgowymi).
• Identyfikator w KSeF: Najważniejszym adresem, gwarantującym dostarczenie faktury, jest numer NIP.
• Uprawnienia Podstawowe: Można nadawać uprawnienia do wystawiania faktur, przeglądania faktur (kosztowych i przychodowych), przeglądania uprawnień (do nadawania/odbierania dalszych uprawnień) oraz przeglądania historii sesji.
• Nadawanie Uprawnień dla Podmiotów Innych niż JDG (Spółki, Spółki Cywilne): Wymagane jest złożenie papierowego lub elektronicznego druku ZAF-FA (Zgłoszenie/aktualizacja/odwołanie administratora) w celu wyznaczenia pierwszej osoby (administratora) w systemie. Alternatywą jest Pieczęć Elektroniczna.
• Uprawnienia dla Biura Rachunkowego: Przedsiębiorca może nadać uprawnienia konkretnemu podmiotowi (biuru rachunkowemu) z prawem do dalszego przekazywania uprawnień, co pozwala biuru na przydzielenie dostępu do klientów swoim pracownikom.
• Certyfikaty KSeF: Są to dwuletnie "dowody tożsamości", które pozwalają na wygodne uwierzytelnianie się w KSeF (np. przez systemy księgowe bez każdorazowego logowania Profilem Zaufanym).
• Ilość Certyfikatów: Można wygenerować dwa certyfikaty: jeden do uwierzytelniania w systemie, drugi do wystawiania faktur w trybie offline.
• Generowanie Certyfikatu Podmiotu: Aby uzyskać certyfikat na spółkę (a nie na osobę fizyczną-administratora), konieczne jest posiadanie Pieczęci Elektronicznej do pierwszego uwierzytelnienia.
• Certyfikat dla Księgowego: Księgowy korzysta z własnego certyfikatu (jako osoba fizyczna), który w połączeniu z nadanymi mu przez klienta uprawnieniami pozwala na dostęp do faktur klienta.
• Faktury Zagraniczne: Faktury przychodowe dla kontrahentów zagranicznych (z NIP UE lub spoza UE) muszą być wystawiane w KSeF. Faktury kosztowe otrzymane od kontrahentów zagranicznych nie będą trafiać do KSeF.

JDG summary

📝 KSeF dla JDG (Profil IT): Kluczowe Informacje

• Łatwość Dostępu dla JDG: Jako osoba fizyczna prowadząca JDG, masz automatyczny, pełny dostęp do KSeF (przy użyciu Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego) bez konieczności składania formularza ZAF-FA czy innych formalności wstępnych.
• Zarządzanie Uprawnieniami: Możesz samodzielnie i szybko nadawać uprawnienia innym osobom (np. księgowemu) bezpośrednio w systemie.
• Automatyzacja (Certyfikaty KSeF): Kluczowe dla branży IT jest wykorzystanie Certyfikatów KSeF. Pełnią one funkcję tokenów służących do uwierzytelniania maszynowego (np. dla Twojego programu księgowego lub systemów, które zintegrujesz z KSeF). Certyfikaty są ważne 2 lata.
• Dwa Certyfikaty: Możesz wygenerować dwa różne Certyfikaty KSeF: jeden do głównego uwierzytelniania, drugi dedykowany do generowania faktur w trybie offline (z kodem QR).
• Fakturowanie Offline: Wystawienie faktury poza KSeF (offline) wymaga użycia certyfikatu KSeF i musi nastąpić wysyłka do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Usługi Zagraniczne (Przychody): Faktury za usługi IT świadczone na rzecz kontrahentów zagranicznych (zarówno unijnych, jak i spoza UE) muszą być wystawiane w KSeF.
• Koszty Zagraniczne: Faktury kosztowe, które otrzymujesz od zagranicznych dostawców (np. subskrypcje, sprzęt), nie są przesyłane do KSeF.

Możesz już zacząć testować: https://pomoc.infakt.pl/hc/pl/articles/14972316754834-Integracja-z-KSeF-za-pomoc%C4%85-tokenu